Como alugar máquinas com segurança e eliminar pontos falhos

No mercado de locação de equipamentos, a eficiência na gestão dos contratos é fundamental para garantir segurança, controle e sucesso operacional. Diagnósticos de campo levantados pela Sisloc Softwares de Gestão, que semanalmente realiza visitas presenciais em locadoras de vários estados brasileiros, apontam para a necessidade de melhorar a clareza, a consistência e a transparência das cláusulas contratuais. Caso contrário, o locador pode perder o controle e expor a empresa a riscos.

Leônidas Ferreira, conhecido como Leo Sisloc, diretor-executivo da Sisloc Softwares de Gestão, identifica uma série de fatores que comprometem a segurança na gestão das locadoras de máquinas como um todo, especialmente nas de pequeno porte. “Nas visitas que fazemos a essas empresas, detectamos várias deficiências que comprometem seu desempenho”, conta.

Uma delas é a dependência de processos manuais e planilhas descentralizadas que podem resultar em erros humanos, perda de documentos e falta de visibilidade sobre o status dos contratos. “As falhas de comunicação entre departamentos internos e com os locatários também podem desencadear mal-entendidos, atrasos na renovação ou encerramento dos contratos, e não-conformidades com as condições acordadas”, observa Leo.

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A falta de um monitoramento sistemático e adequado dos prazos de pagamento, renovação e devolução dos equipamentos também pode levar a penalidades contratuais, segundo Leo, além de perda de receitas e desgaste na relação com os clientes. “Outro ponto importante: cláusulas contratuais mal redigidas ou incompletas podem terminar em disputas legais e processos judiciais, resultando em custos elevados e danos à reputação dos envolvidos, condição que qualquer empresa deve evitar no ambiente de bons negócios”, reitera Leo.

Riscos financeiros e operacionais

De acordo com Leo, eventuais atrasos ou inadimplência nos pagamentos por parte dos locatários afetam o fluxo de caixa e ocasionam perdas financeiras significativas. Soma-se a isso a falta de controle sobre os custos de manutenção e substituição dos equipamentos, que impacta negativamente nos lucros. “Equipamentos não retornados ou danificados exigem gastos imprevistos com reparos ou substituições, afetando a capacidade de atender outros clientes”, alerta Leo.

Segundo o diretor da Sisloc, o risco de conformidade, por não cumprir com as regulamentações locais e nacionais relacionadas à locação e uso de determinados equipamentos também resulta em multas, sanções e danos à reputação da empresa. Máquinas alugadas que não passam por inspeções regulares chegam a representar riscos de segurança para os usuários, resultando em acidentes e possíveis ações legais contra a empresa.

"A mitigação desses riscos deve ser feita com a adoção de tecnologias avançadas e práticas de gestão robustas. Para automatização de contratos, por exemplo, o caminho é implantar sistemas que garantam a padronização e a conformidade contratual da locadora, minimizando erros e ambiguidades. Plataformas integradas como o Sisloc centralizam todas as informações dos contratos, facilitando o monitoramento e a gestão eficiente dos prazos e condições contratuais”, informa Leo.

Entre outros pontos, o sistema faz o monitoramento de prazos e condições, com ferramentas que alertam sobre vencimentos e necessidades de renovação, ajudando a manter o controle sobre os prazos, evitando penalidades e perdas financeiras.

A Sisloc fornece o software para empresas de locação que está entre os mais utilizados nesse setor, presente em mais de 1.000 locadoras por todo o território nacional. De acordo com a empresa, o sistema proporciona o controle de todos os processos em um único lugar. Além do Sisloc ERP, também possui soluções para Omnichannel, Gestão à vista, e-commerce, CRM de Vendas, Gestão de Logística, Gestão de Manutenção e Incloud.

Além de fornecer solução específica para locadoras de todos os portes e tamanhos, há 33 anos a Sisloc se dedica a entender as necessidades dos diferentes tipos de empresas desse segmento existentes no país, trazendo para o software as melhores práticas de gestão presentes no mercado de locação. “Nosso atendimento é totalmente personalizado, fazemos questão de acompanhar cada um dos clientes, entendendo as necessidades e ajudando-os a crescer cada vez mais”, destaca Leo.